Una collaborazione basata sulla trasparenza
Il rapporto tra il nostro Studio e i nostri clienti si fonda su un continuo dialogo e su una collaborazione amministrativa continua. Sebbene lo Studio possa aver accesso diretto alle fatture elettroniche e ai corrispettivi dell’impresa attraverso i sistemi dell’Agenzia delle Entrate, esistono numerosi altri documenti che raccontano la vera vita della vostra azienda e ai quali non possiamo accedere in autonomia.
È fondamentale che voi per primi vi facciate carico di raccogliere e organizzare sistematicamente la documentazione della vostra impresa. Non si tratta solo di un obbligo amministrativo, ma di una responsabilità gestionale che riguarda direttamente l’imprenditore (o gli amministratori e i soci nel caso di società). Solo grazie alla vostra collaborazione puntuale possiamo offrirvi un servizio di consulenza consapevole e accurato.
Come inviare i documenti
I documenti devono essere inviati entro i primi giorni del mese successivo a quello di riferimento (ad esempio, i documenti di maggio vanno inviati entro i primi giorni di giugno).
Per facilitare la condivisione ogni cliente dispone di una sezione dedicata per il caricamento dei documenti: utilizzate questo servizio evitando di caricare i file come allegati ai messaggi di posta elettronica. Vi consigliamo di creare cartelle organizzate per mese (esempio: 05_maggio, 06_giugno, ecc.), così da mantenere l’ordine e facilitare il nostro lavoro di ricerca e archiviazione.
Ogni volta che caricate i documenti, inviate una email di notifica al nostro Studio indicando quali file sono stati aggiunti, insieme a tutte le informazioni integrative necessarie (vedi i punti specifici nelle sezioni seguenti).
Contabilità semplificata
Se il vostro regime contabile è quello semplificato, dovete trasmetterci periodicamente:
- Fatture elettroniche e corrispettivi, qualora il nostro Studio non acceda in autonomia a questi dati
- Chiarimenti su operazioni poco trasparenti: nel caso in cui la descrizione di fatture di acquisto o vendita non sia autoesplicativa, fornite ulteriori dettagli sulla natura dell’operazione
- Quietanze di pagamento assicurazioni: polizze diverse (RC, incendio, responsabilità civile, ecc.) devono essere documentate
- Bonifici per canoni di locazione
- Bollettini postali e pagamenti PagoPA: per le spese postali e bancarie, e per eventuali tributi versati con questa modalità
- Riepilogo annuale delle spese bancarie: estratto dai vostri conti che sintetizzi le spese di tenuta conto e le commissioni su operazioni
- Documenti relativi al personale: se il personale non è gestito direttamente dal nostro Studio, trasmettete contratti, paghe, contributi, TFR e ogni altra documentazione pertinente
- Documentazione su finanziamenti: nel caso di nuovi prestiti, fornite copia dei documenti di accensione, completi del piano di ammortamento
- Contratti di leasing: se stipulate contratti di leasing per beni (auto, macchinari, attrezzature, ecc.), trasmettete copia del contratto e della documentazione correlata
- Contratti di locazione: se avete stipulato nuovi contratti, inviate sia il contratto che la ricevuta di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate
- Fatture UE e extra-UE, con eventuale documentazione correlata
- Ogni altro documento utile: segnalate eventuali movimenti, spese o operazioni di cui il nostro Studio non dispone
Contabilità ordinaria
Ai documenti elencati per il regime semplificato, aggiungete:
- Estratti conto bancari: obbligatori per la riconciliazione con la contabilità. Come per le fatture, fornite chiarimenti su ogni incasso o pagamento quando la descrizione presente sul documento non è sufficientemente esplicita o comprensibile
- Copia degli assegni, accompagnata da una nota indicante chiaramente l’operazione effettuata e i soggetti coinvolti
- Prima nota: almeno per i movimenti di denaro contante (vedi approfondimento di seguito)
Gli estratti conto bancari contengono già molte delle informazioni contenute in altri documenti. Fornendo regolarmente gli estratti conto, potete omettere l’invio di bonifici per canoni di locazione, riepilogo delle spese bancarie, e altri movimenti già tracciati in banca.
Approfondimento: la prima nota
La prima nota è il diario quotidiano dell’impresa, uno strumento semplice ma fondamentale nel quale vengono annotate sistematicamente tutte le operazioni effettuate: fatture ricevute ed emesse, pagamenti ai fornitori, incassi da clienti, prelievi, versamenti in cassa, e ogni altro movimento finanziario. La prima nota distingue tra risorse finanziarie diverse (cassa in contanti e conti bancari) perché ognuna deve essere tracciata separatamente.
Idealmente, una prima nota completa e dettagliata è lo scenario migliore: riduce sensibilmente le richieste di chiarimenti e accelera l’intero processo contabile.
Tuttavia, comprendiamo che non tutti gli imprenditori dispongono del tempo e delle risorse per mantenerla in forma completa. Per questo motivo, richiediamo almeno la prima nota della cassa contanti: questa è obbligatoria. I movimenti di cassa sono altrimenti invisibili al nostro Studio e non possono essere ricavati da altre fonti (diversamente dai movimenti bancari, rintracciabili negli estratti conto).
Potete mantenerla facilmente utilizzando un semplice foglio di calcolo, la cui struttura può essere questa:
| Data | Descrizione operazione | Entrate Cassa | Uscite cassa | Saldo Cassa | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Saldo iniziale | € 500,00 | Contanti in cassa | ||
| 03/05 | Incasso cliente Rossi | € 1500,00 | € 2000,00 | Fattura 5 del 28/4 | |
| 05/05 | Pagamento forniture Verdi srl | € 150,00 | € 1850,00 | Fattura 457 del 5/5 | |
| 08/05 | Prelievo dal conto bancario | € 2000,00 | € 3850,00 | Bancomat |
Se registrate anche i movimenti bancari nel foglio di calcolo, potete aggiungere colonne ulteriori (Entrate banca | Uscite banca | Saldo banca) e ottenere così una visione completa di tutti i flussi di cassa.
La semplicità di questo tracciamento evita confusione e rende il vostro lavoro, oltre al nostro, molto più agevole.
Approfondimento: gli investimenti
Quando una spesa è davvero una spesa?
Normalmente le spese sostenute per beni e servizi vengono considerate costi dell’esercizio in cui sono state sostenute. Tuttavia, non tutte le uscite sono costi ordinari. Alcune operazioni – come la costruzione di un magazzino, l’ampliamento della sede, la manutenzione straordinaria di un bene che ne aumenta la vita utile o la produttività, ecc. – rappresentano investimenti e devono essere trattate diversamente. In questi casi, il costo non deve essere imputato interamente all’esercizio di sostenimento, ma deve essere capitalizzato e ripartito su più anni tramite ammortamento.
Per una corretta classificazione contabile, è necessario che il cliente comunichi allo Studio una breve descrizione dell’intervento e l’elenco delle fatture correlate.
La comunicazione può essere inserita nella email mensile di trasmissione documenti.
Esempio
Nel mese di aprile è proseguita la costruzione del magazzino attrezzi e macchinari.
Le fatture ricevute nel corso del mese relative a questo intervento sono:
- Fattura ing. Rossi del 2 aprile (progettazione)
- Fattura materiali edili del 10 aprile
- Fattura materiali edili del 12 aprile
- Fattura impresa Verdi del 15 aprile (esecuzione lavori)
- Fattura materiale elettrico del 24 aprile
Approfondimento: la dismissione e l’alienazione di cespiti
Prima di vendere, cedere, rottamare, donare o comunque togliere dalla disponibilità dell’impresa un bene aziendale, è necessario contattare preventivamente lo Studio.
Molti imprenditori non hanno chiaro l’iter corretto e, se la dismissione non viene comunicata, il bene continua a risultare tra le immobilizzazioni, con errori nel bilancio e nel registro cespiti.
Lo Studio fornirà le indicazioni operative e fiscali da seguire e indicherà quali documenti predisporre.
Esempi di situazioni comuni:
- Vendita di un’auto aziendale usata
- Permuta di macchinari con fornitori
- Regalo di attrezzature a parenti o dipendenti
- Dismissione di impianti obsoleti
In tutti questi casi, avvisateci: faremo in modo che tutto sia gestito correttamente dal punto di vista amministrativo e fiscale.